Proceso licencias IA + Babel
01. Criterio de selección de herramienta de IA aplicable
En lugar de definir una herramienta única como estándar universal, proponemos una lógica basada en niveles de casos de uso de IA Generativa, que permite adaptar la solución tecnológica (ya sea Copilot Chat, M365 Copilot, ChatGPT Enterprise o plataformas de agentes personalizables) al contexto operativo.
Nivel
Descripción
Herramienta
Usuarios
Temporalidad
Sensibilidad datos
Básico
Casos de uso que son puntuales y que son tareas sencillas sin integrar herramientas con la IA.
- Copilot Chat
- Plataforma de Agentes
Todo Babel
Intermedio
Casos de uso más complejos que pueden relacionar documentos, archivos, datos y pueden integrar herramientas con la IA.
- M365 Copilot
- ChatGPT Enterprise
- Plataforma de Agentes
Usuarios seleccionados
- Continua
- Bajo demanda: Carácter temporal limitado a una casuística.
Avanzado
Casos de uso automatizados a través de la generación de Agentes.
- M365 Copilot
- ChatGPT Enterprise
Usuarios seleccionados
- Continua
- Bajo demanda: Carácter temporal limitado a una casuística.
02. Asignación de licencias
Los roles establecidos para la asignación de licencias son los siguientes:
-
Solicitante: Usuario que demanda una licencia en una herramienta de IA generativa, previamente aprobada por su responsable.
-
Aprobador: Responsable del usuario que demanda una licencia.
-
Gobierno: La Oficina de Transformación, encargada de activar y retirar licencias.
02.1 Copilot Chat
Copilot Chat sin licencia adicional (es decir, sin el complemento de Microsoft 365 Copilot) es una versión gratuita incluida en la suscripción de Microsoft 365. Puedes acceder desde https://copilot.microsoft.com iniciando sesión con tu cuenta corporativa de Babel. ¿Cómo activar una cuenta? No requiere activación, cualquier babeliever puede empezar ya con Copilot Chat.
02.2 M365 Copilot
Es la versión "Pro" de Copilot Chat ya que este asistente de IA Generativa está integrado directamente en las aplicaciones de Microsoft 365 como Word, Excel, Outlook, PowerPoint y Teams. A diferencia de Copilot Chat, que funciona como un asistente conversacional general, Microsoft 365 Copilot trabaja dentro de cada aplicación, entendiendo el contexto de tus documentos, correos, reuniones y archivos.
¿Cómo activar una cuenta?
Todos lo babelievers pueden optar al siguiente proceso:
- El solicitante tiene que pedir aprobación a su responsable para activar el proceso de asignación de licencia.
- El aprobador tiene que definir el tiempo de asignación de licencia (continua o bajo demanda) ya que el coste de la licencia pertenece a la Unidad o al proyecto con cliente.
- Una vez aprobada la licencia se procede a su activación: El solicitante tiene pedir la asignación de la licencia a través de SimplyOne, especificando correctamente el tipo de licencia.
- Ciclo de vida del usuario: La Oficina de Transformación es responsable del alta y baja (si fuera necesario) de los usuarios.
02.3 ChatGPT Enterprise
ChatGPT Enterprise es la versión empresarial de ChatGPT, siendo privado todo lo que chateamos y compartimos con ChatGPT. Esta versión tiene además disponible una serie de herramientas que aplican a los diferentes casos de uso identificados.
Unidades de Soporte a Negocio:
Todos los miembros de las Unidades de Soporte a Negocio que cumplan el criterio de corte (al menos un FTE / mes liberado) tendrán acceso a ChatGPT Enterprise. El equipo de la Oficina de Transformación es responsable de extender las licencias a todos lo miembros del equipo.
Unidades de Negocio:
- El solicitante tiene que pedir aprobación a su responsable para activar el proceso de asignación de licencia.
- El aprobador tiene que definir el tiempo de asignación de licencia (continua o bajo demanda) ya que el coste de la licencia pertenece a la Unidad o al proyecto con cliente.
- Una vez aprobada la licencia se procede a su activación: El solicitante tiene pedir la asignación de la licencia a través de SimplyOne, especificando correctamente el tipo de licencia.
- Ciclo de vida del usuario: La Oficina de Transformación es responsable del alta y baja (si fuera necesario) de los usuarios.
03 Criterio de "mantenimiento" de licencias
-
Copilot Chat: Todos los Babelievers tienen acceso a esta licencia para su uso diario.
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M365 Copilot / ChatGPT Enterprise:
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Continua: Para mantener la licencia la interacción con la misma tiene que estar en una media de 100 mensajes mensuales (la Oficina de Transformación lo revisará cada trimestre).
-
Bajo demanda: La licencia se activará y desactivará según los plazos de proyecto establecidos (si la fecha de proyecto se alarga, los usuarios son los que tienen que avisar a la Oficina de Transformación para prolongar la asignación de licencia).
Responsabilidades: Identificar y registrar los casos de uso en el Catálogo de Microsoft Loop correspondiente (se avisará al usuario dónde tiene que regitrar los casos de uso).
04 ¿Cómo saber qué herramienta es la que puedo utilizar?
Dependiendo del tipo de casos de uso que vayas a aplicar, cuando hagas la solicitud de aprobación, tienes que especificar el tipo de uso para que el responsable sea el que decida si asignar una licencia de una herramienta u otra.
Criterio por el nivel de los casos de uso:
Básico
Casos de uso que son puntuales y que son tareas sencillas sin integrar herramientas con la IA.
Microsoft Copilot
Plataforma de agentes
Intermedio
Casos de uso más complejos que pueden relacionar documentos, archivos, datos y pueden integrar herramientas con la IA.
M365 Copilot
ChatGPT Enterprise
Plataforma de agentes
Avanzado
Casos de uso automatizados a través de la generación de Agentes.
M365 Copilot
ChatGPT Enterprise
Plataforma de agentes
05 Gestión de incidencias
Las incidencias que tienen que ver con el soporte técnico como por ejemplo:
- Problemas con el log in.
- Funcionamiento irregular.
La Oficina de Transformación actúa de soporte y se puede poner en contacto con cualquier miembro del equipo para resolver este tipo de incidencias.
06 Criterio de decisión
El "Criterio de decisión" solo aplica a las siguientes herramientas:
- M365 Copilot: Desde el Admin Center.
- ChatGPT Enterprise: Desde Análisis de Usuario.
Criterio
Valoración
300 mensajes > trimestre
Mantiene licencia
150-299 mensajes > trimestre
Usuario bajo observación
150 mensajes < trimestre
Baja licencia