Envío de comunicados: soporte y calendario

Envío de comunicados corporativos

Objetivo

Establecer el procedimiento para el correcto envío de comunicados corporativos a través de la plataforma corporativa de correo electrónico de Babel: Outlook. Garantizando el uso adecuado de plantillas, listas de distribución, permisos y soporte por parte de Marketing y Comunicación. Además, se gestiona la disponibilidad de fecha en el calendario de comunicados corporativos, con el fin de evitar solapamientos y asegurar una comunicación eficaz y oportuna.

¿Qué es un comunicado corporativo?

Un mensaje se considera comunicado corporativo cuando cumple los siguientes criterios:

Está dirigido a toda la compañía, una oficina, departamento o al perfil executives (global o de un país).
Contiene un mensaje de interés general, como:
- Noticias relevantes para la compañía
- Cambios en procesos
- Hitos de negocio o proyectos clave
- Incidencias o actualizaciones en sistemas internos
Requiere inmediatez y formalidad
Se emite únicamente por correo electrónico (Outlook)

¿Quién puede emitir comunicados?

Solo los siguientes perfiles están habilitados para emitir comunicados a listas “all”:

Directores y executives (primer y segundo nivel del organigrama)
Responsables o personas autorizadas de áreas internas de servicio corporativo o Support.

¿Cómo se emite un comunicado?

Es un proceso que se compone de tres acciones o tarea:

1. Solicitar asistencia a Marketing y Comunicación

Desde Marketing y Comunicación damos soporte si necesitas ayuda para:

Redactar o revisar el contenido del comunicado
Preparar la plantilla de Outlook correspondiente
Verificar la disponibilidad de envío
Realizar el envío si no tienes permisos

🗓️ IMPORTANTE: Antes de lanzar un comunicado, es necesario confirmar la disponibilidad de fecha en calendario.

Para solicitar soporte, debes crear una petición a través de SimplyOne dirigida a Marketing y Comunicación, indicando en el asunto: Envío de comunicados: soporte y calendario.

2. Plantillas corporativas

Dependiendo del emisor:

Si eres director o executive: se te facilitará una plantilla de Outlook con tu foto, nombre y cargo en la cabecera.
Si formas parte de un área interna: recibirás una plantilla con la cabecera corporativa del área. Si es de un país concreto, se incluirá el nombre del país (ej. Babel México).

Estas plantillas están diseñadas para usarse desde Outlook de escritorio (OFT).
Si utilizas Outlook Web, deberás guardar la plantilla como borrador y reenviarla cada vez que envíes un nuevo comunicado.

3. Normas de edición del comunicado

Fuente: Arial 11 pt (cuerpo) / Arial 16.5 pt (opcional para título)
Remitente: siempre el email personal del emisor (no se envía desde buzones genéricos)
Cabecera: debe incluir la imagen del emisor (si es executive) o el nombre del área corporativa
Encabezado “Para:” (antes del cuerpo): indicar el grupo destinatario (ej. Babel global (todos), Babel Portugal, Babel Costa Rica, etc.)
Destinatarios: siempre en CCO (copia oculta)
Firma: Nombre y apellidos, cargo, email babelgroup.com y logo de Babel

Permisos de envío

Solo quienes tengan los permisos adecuados pueden enviar correos a listas de distribución como:

all.spain
all.portugal
all.mexico
all.costarica
executives.global
(entre otras)

Si no cuentas con permisos, Marketing y Comunicación podrá realizar el envío por ti tras validar el contenido y la fecha.

Dudas o consultas

Cualquier duda relacionada con plantillas, permisos o redacción de contenidos debe canalizarse mediante una petición en SimplyOne para el área de Marketing y Comunicación.