Comunicados corporativos: plantillas y cabeceras

Proceso de emisión de Comunicados Corporativos. Plantillas de Outlook y diseño de cabeceras

Los comunicados corporativos son mensajes internos que se difunden a través de Outlook, dirigidos a toda la organización o a grandes colectivos. Se usan para transmitir información de estratégica, relevante o urgente para toda la compañía. Su formato y emisión siguen una serie de normas establecidas desde corporación.

🧾 ¿Qué es un comunicado corporativo?

Un mensaje tiene carácter de comunicado corporativo cuando cumple con los siguientes criterios:

Criterios clave

Destinatarios amplios
- Se dirige a toda la compañía, países, oficinas o perfiles globales.
- Se usan listas de correo como:
  all@babelgroup.com, all.portugal@babelgroup.com, executives@babelgroup.com, etc.
Mensaje de interés general
- Políticas, decisiones estratégicas o noticias que afectan a la organización.
- Cambios relevantes en procesos o sistemas.
- Comunicación oficial de proyectos, resultados o incidencias.
Formalidad y urgencia
- Es un mensaje oficial. Procedente de dirección, equipo ejecutivo o responsables de área o representante asignado por un área interna para la emisión de comunicaciones oficiales procedentes de la misma.
Uso exclusivo de email
- Outlook es el único canal autorizado para emitir comunicados corporativos.
  No se canaliza por Teams, Viva Engage u otros entornos colaborativos internos.

¿Quién puede emitir un comunicado corporativo?

Requisitos de emisores

Solo pueden emitir comunicados las personas que pertenecen a áreas de primer o segundo nivel del organigrama, y cuyo foco sea el servicio interno.
La persona emisora debe estar claramente identificada desde su dirección de correo (ya que emite desde su cuenta) y al final del mail, en la firma.
En la cabecera figura como emisor, o bien la persona en caso de que pertenezca a dirección o equipo ejecutivo, o bien el área interna o departamento que emite el comunicado.

Permisos para enviar a listas "all"

Disponen de permisos para escribir a listas globales como “all” (todo Babel), “all.(país)”, “executives” (todos los executives) o “executives.(país)”:
Los directores o executives.
Personas autorizadas por el responsable máximo de un área interna para emitir comunicados corporativos del departamento.

Plantillas corporativas en Outlook en los comunicados corporativos

Para garantizar uniformidad en los comunicados corporativos, se deben usar las plantillas oficiales Outlook (.oft) proporcionadas por Marketing y Comunicación.

Tipos de plantillas

Si el emisor es director o executive:
- Plantilla para directores o executives. Con cabecera personalizada con foto del director/executive, su nombre completo y el cargo que ocupa.
  Tanto la cabecera como la plantilla, las proporciona Marketing y Comunicación: Comunicación interna.
Si el emisor es la persona autorizada por un área/departamento (no executive):

Plantilla para áreas internas o servicios corporativos. Cabecera con nombre del área o servicio (sin fotografía). Si corresponde a un país, se incorpora el nombre en la cabecera (ej. People | Babel México).
Tanto la cabecera como la plantilla, las proporciona Marketing y Comunicación: Comunicación interna.

Cómo usar la plantilla

Se puede usar desde Outlook escritorio (recomendado) o Outlook Web.
En Outlook Web:
- Guardar la plantilla como borrador de mensaje.
- Reutilizarla reenviando desde ese borrador en cada nuevo envío.

Solicitud de plantillas y cabeceras para comunicados corporativos

Estas plantillas son proporcionadas exclusivamente por Marketing y Comunicación, que además te indicará cómo usarlas correctamente según tu perfil. Si las necesitas, solicita a través de una petición en SimplyOne. Indicando en el asunto: Plantillas y cabeceras COMUNICADOS

Normas para edición del comunicado

Elemento

Instrucción

Fuente

Arial 11

Remitente

Siempre debe ser el correo personal de la persona que envía (y no desde buzón del área o departamento)

Destinatarios

Incluirlos en CCO (copia oculta). Indicar a qué lista de correo va dirigido el mensaje (ej. all.spain, executives.spain, etc.)

Cabecera

Mostrar la cabecera correspondiente según el tipo de emisor (cabecera de executive, con foto, o cabecera del área interna)

“Para:” (previo al cuerpo del texto)

Indicar a qué colectivo de Babel va dirigido el comunicado, ya que los destinatarios quedan en copia oculta.
Ejemplos:
Para: Babel global (todos)
Para: Babel Chile
Para: Executives Portugal

Título (opcional)

Arial 16.5

Cuerpo del mensaje

Arial 11

Firma

Nombre y apellidos, cargo, correo de la persona o área interna (babelgroup.com) y logo de Babel

Coordinación del envío

Antes de emitir un comunicado:

Consulta disponibilidad en el calendario de lanzamientos de comunicados.

Para ello, haz una petición en SimplyOne con el asunto:
"Envío de Comunicados: soporte y calendario". Marketing y Comunicación
e indica la fecha y el colectivo al que irá dirigido.

Dudas o consultas

Cualquier duda relacionada con comunicados corporativos, plantillas y cabeceras debe canalizarse mediante una petición en SimplyOne para el área de Marketing y Comunicación, indicando en el asunto: "Comunicados corporativos: plantillas y cabeceras".